Chef de Secteur Administratif de la Plateforme de la Renovation - Cu le Havre Seine Metropole H/F - 76

Direction URBANISME HABITAT ET AFFAIRES IMMOBILIERES
Espace conseil rénovation

CHEF DE SECTEUR ADMINISTRATIF PLATEFORME DE LA RENOVATION F/H

Cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux

Missions

Encadrement des 5 conseillers administratifs de l'Espace Conseil Rénovation :
Planifier et coordonner la procédure de suivi administratif des dossiers
Accompagner les collaborateurs nécessitant une aide particulière pour faire aboutir leurs dossiers
Tenir une réunion hebdomadaire avec l'équipe pour répondre aux points de blocages concernant les dossiers et pour donner une ligne directrice quant aux procédures liées au dépôt des dossiers
Gérer les congés et les permanences liées au service

Gestion de la communication et des animations du service pour promouvoir son action :
Gérer les réunions et les animations extérieures : invitations, supports visuels, etc.
Assurer les échanges avec le service communication pour mise à jour des supports et des éléments en ligne (formulaire, site internet, flyers, etc.)
Procéder aux recherches de partenariats en vue de la valorisation du service, et communiquer avec les services presse ou communes extérieures
Assurer le lien avec les établissements du territoire pour l'accompagnement des ménages au numérique, la gestion des formulaires « papier », l'information sur l'activité du service et la remise de supports.

Gestion du pôle administratif de l'Espace Conseil Rénovation :
Mettre à jour des formulaires internes liés à la gestion administrative des dossiers
Assurer une veille sur les dispositifs nationaux et régionaux de subventionnement
Organiser l'enregistrement des pièces dématérialisées : création d'un fichier commun de centralisation des pièces, optimisation de l'outil informatique du service, mise en place d'une nouvelle procédure en substitution du papier, réception, scan et archivage des pièces papier ou dématérialisées
Gérer la relance des propriétaires pour la constitution de leur dossier : pièces manquantes, création d'un outil de traçage pour les relances périodiques des dossiers
Gérer la relance potentielle des entreprises en vue d'obtenir les devis attendus
Participer aux réflexions concernant un changement d'outil informatique pour un meilleur suivi des données du service, et gérer la stabilité des données et fichiers partagés
Echange avec les techniciens au sujet des devis des propriétaires pour la réalisation des rapports techniques
Assurer une relecture ponctuelle des rapports des techniciens pour vérification avant envoi (contrôle des aides et travaux proposés) et sécurisation des procédures de contrôle

Lieu, jours et horaires de travail
Hôtel de la communauté - 19 rue Georges Braque - Le Havre
36 heures hebdomadaires du lundi au vendredi + RTT