Assistant de Direction - Ref 100692 - Cu le Havre Seine Metropole H/F - Structures de coopération territoriale
- Fonctionnaire
- Structures de coopération territoriale
Les missions du poste
ASSISTANT DE DIRECTION - REF 100692 - F/H
Missions
Organisation de la vie professionnelle du chef de service et des chefs de secteur
Organiser l'agenda et les déplacements
Organisation et planification des réunions en lien avec les affaires immobilières
Préparer les fonds de dossiers et les présentations pour les instances (groupes fonciers, conseils municipaux, communautaires et les conférences de la Communauté urbaine)
Inscrire les projets de décisions, arrêtés et délibérations sur le logiciel métier pour la ville et ponctuellement pour la Communauté urbaine
Transmettre dans les délais les documents avant les réunions
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendus
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Renseigner les interlocuteurs et relayer vers l'interlocuteur idoine
Recevoir, filtrer et transmettre les messages
Gestion de la boîte mail du service
Suivi des projets et activités de la direction
Apporter une aide sur des dossiers ponctuels confiés à l'étude du service, sous couvert du chef de service et/ou des chefs de secteurs
Rédaction de courriers
Assurer les missions annexes
Référente RH du service
Suivi des demandes de télétravail
Enregistrement des évaluations annuelles dans le logiciel métier
Lieu, jours et horaires de travail
Hôtel de la communauté - 19 rue Georges Braque - Le Havre
Temps complet - 36 heures hebdomadaires du lundi au vendredi + RTT
Le profil recherché
Parfaite maîtrise des procédures administratives et des techniques de secrétariat (bureautique, accueil, filtrage, prise de notes)
Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
Maîtrise des outils informatiques (Pack office...)
Autonomie
Disponibilité, discrétion professionnelle
Rigueur, organisation
Qualités rédactionnelles et relationnelles
Capacité d'adaptation
Esprit d'équipe
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- Permanence téléphonique
- Prise de note
- Rédaction de courriers