Les missions du poste
Qui sommes-nous ?
HAROPA PORT est né de la fusion des ports du Havre, de Rouen et de Paris. Nous avons ainsi créé le grand port fluvio-maritime qui relie Paris à la mer.
Parmi nos missions :
- Construire et entretenir nos accès maritimes et infrastructures maritimes et fluviales.
- Accueillir des navires et unités fluviales.
- Développer la multimodalité et fluidifier le passage de la marchandise.
- Aménager et commercialiser nos zones industrialo-logistiques.
- Développer et promouvoir nos services aux clients.
- Préserver nos espaces naturels.
- Garantir la sûreté et la sécurité portuaire.
4e port nord-européen en tonnage et 1er port pour le commerce extérieur de la France, HAROPA PORT est connecté à tous les continents grâce à une offre maritime de premier plan. C'est aussi le 1er port fluvial européen pour le transport de passagers et le 1er port exportateur de céréales d'Europe de l'Ouest. Il génère un trafic maritime & fluvial de 110 M de tonnes/an. C'est également le 1er hub logistique de France avec une surface foncière de 16 000 ha dont 30% réservés à la protection de l'environnement. Établissement public de l'Etat, HAROPA PORT regroupe 1 900 salariés essentiellement de droit privé. Ils sont répartis au sein du siège social basé au Havre et des directions territoriales du Havre, de Rouen et de Paris.
DT Le Havre
La direction territoriale du Havre contribue à positionner HAROPA PORT comme 1er port à conteneurs de la France. Ses infrastructures lui permettent d'accueillir les plus gros navires au monde. Parmi les grands projets de développement : la construction de 700 m de quais supplémentaires à Port 2000, la création de « chatière » pour développer l'accès des bateaux fluviaux, l'accueil de la plus grande usine française de production d'éoliennes... Elle compte près de 1 200 collaborateurs.Raisons d'être de l'emploi / Mission
Au sein de la direction territoriale du Havre , vous intégrez la Direction des terminaux & des accès nautiques [DTAN] en tant que Assistante de Direction (H/F), vous aurez pour mission de :
Assister le Directeur et assurer l'interface avec l'ensemble de ses interlocuteurs internes ou externes.
Assurer la réalisation de l'ensemble des travaux de secrétariat.
Activités principales de l'emploi
Assister le Directeur dans la gestion quotidienne de sa direction :
- Collecter, traiter et mettre en forme les données liées au pilotage de l'activité
- Analyser, traiter et diffuser l'information liée à l'activité de la direction
- Favoriser les contacts et développer les relations fonctionnelles au sein de la direction
- Participer, le cas échéant, aux projets de la direction
- Elaborer et rédiger les supports et comptes rendus écrits
- Constituer et finaliser les dossiers
- Assurer l'interface entre le Directeur et ses interlocuteurs internes (Directeurs/Chefs de service) et externes
Assurer la réalisation de l'ensemble des travaux de secrétariat :
- Assurer le traitement physique et électronique des documents dans le respect des procédures établies
- Accueillir les interlocuteurs internes et externes
- Filtrer les appels téléphoniques internes et externes
- Prendre en charge l'organisation et le suivi de l'agenda du directeur
- Organiser les déplacements et les réunions du directeur
- Archiver physiquement et électroniquement tous les documents
- Dispatcher le courrier au sein de la direction
- Assurer le suivi et l'enregistrement des congés et absences des collaborateurs de la direction
- Réaliser et contrôler les commandes et les factures
- Respecter une confidentialité totale concernant les informations liées à l'activité de son entité
Liaisons
Internes : Ensemble des directions, des services et des pôles
Le profil recherché
Profil recherché
FORMATION
Ce poste à forte dominante administrative nécessite une formation de niveau Bac +2 à Bac +3 en Assistanat de Direction
EXPERIENCE
3 ans minimum sur un poste similaire
COMPETENCES SPECIFIQUES
- Gestion administrative
- Gestion du temps et des délais
- Secrétariat
- Systèmes d'information
- Techniques de communication
- Bonnes capacités rédactionnelles
Vous aimez travailler sur dossier dans un environnement exigeant, nécessitant beaucoup de rigueur et de réactivité.
Vous maitrisez l'informatique notamment les logiciels Word et Outlook
Compétences requises
- Outlook
- Gestion de l'emploi du temps
- Compétences rédactionnelles
- Traitement du courrier