Assistant de la Direction Ressources Humaines et Dialogue Social H/F - Hopital Gustave Flaubert

Le secrétariat de la Direction des ressources Humaines assure les missions suivantes :
1. Organisation et coordination de l'activité de la DRH
- Planifier et coordonner l'activité de la direction et du Directeur et son Adjoint/Chef de Projet (agenda, priorités,
échéances)
- Organiser les réunions
- Assurer le suivi des circuits de validation et le suivi des décisions
- Garantir la continuité et la fluidité du fonctionnement administratif
- Gestion administrative : assurer la gestion documentaire et informationnelle (classement, archivage, traçabilité)
2. Soutien secrétariat auprès du chargé du Dialogue Social
- Recueil et mise en forme des présentations
- Assurer le secrétariat du Comité Social d'Etablissement (CSE) et de la Formation spécialisée en Santé, Sécurité et
Conditions de Travail (F3SCT)
3. Interface, communication et gestion des relations professionnelles
- Assurer l'accueil et le traitement des sollicitations internes/externes
- Informer et orienter les agents et encadrants
- Aide à la proposition de rédaction de courriers, notes

Principales Activités:
Secrétariat
Accueil téléphonique : prise de rendez-vous, de messages, filtrage des appels
Gestion des agendas électroniques : organisation de rendez-vous et de réunions (convocations, ordres du jour,
organisation logistique, mise en place des visioconférences et installation des salles de réunion.).
Gestion quotidienne du courrier arrivé : ouverture, enregistrement et tri
Préparation des rendez-vous et des rencontres prévues à l'agenda : préparation des fonds de dossiers et
documents de travail
Préparation et suivi des points avec la Direction Générale/ Les Directions / STAFF DRH
Lien avec les autres secrétariats de direction sur les dossiers en cours
Rédaction de courrier : projet de courriers, mise en forme des documents et comptes rendus, gestion du courrier
départ
Aide à la rédaction et diffusion des notes d'information de la Direction et de service
Classement pour le DRH (archivage informatique)
Bons travaux avec le logiciel COSWIN et gestion des commandes de matériels pour la DRHDS en lien avec les
responsables de services
Gestion des réservations des salles de réunion du 5ème étage
Gestion Chronos des cadres de la DRH et du Directeur et élaboration d'un calendrier des vacances des cadres
Commandes florales pour les obsèques des agents du GHH
Suivi des Situations individuelles (SI)
Alimentation des tableaux de suivi des agents (SI) par diverses informations recueillies suite aux PV de réunions
auxquelles participe le DRH : point DRH-DS, dialogues RH, point DRH-SST.
Elaboration d'un calendrier annuel pour les différentes réunions de suivi de situations individuelles : point SI,
RAME, point DRH-SPST, dialogue de gestion RH.
Elaboration des ordres du jour des points DRH-SPST et points de situations individuelles,
Préparation des dossiers pour toutes les réunions de suivi des SI,
Planification des entretiens individuels avec le DRH ou des entretiens pré disciplinaires,
Préparation des courriers d'invitation à la présentation du dispositif PPR.
Instances : soutien au chargé(e) du Dialogue Social
Préparation des convocations individuelles des représentants du personnel à l'instance,
Envoi de l'ordre du jour et des convocations aux représentants du personnel dans les délais règlementaires,
Mise en forme de tous les documents préparatoires,
Envoi des documents préparatoires aux représentants du personnel dans les délais règlementaires
Préparation matérielle de la réunion

Connaissances et expériences :
Très bonne maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, PowerPoint), de l'agenda et messagerie électronique
(Outlook) et Internet (recherche de documentation sur le Web),
Excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit
Expérience professionnelle similaire confirmée
Connaissance du milieu hospitalier

Experience: 4 An(s) - Expérience professionnelle similaire

Compétences: Législation sociale,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires,Prise d'initiatives et capacité d'anticipation, et,Discrétion professionnelle/respect confidentialité,Disponibilité exigée pour les réunions d'instance ,Capacité à travailler en équipe,Rapidité de compréhension et d'exécution,Sens du relationne,Capacité à travailler dans l'urgence

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Gestion des fonds documentaires
• Gestion des commandes
• Excel
• Compte-rendu
• Création d'une base documentaire
• Droit social
• Word
• Pro-activité
• PowerPoint
• Gestion des rendez-vous
• Français
• Coswin
• Permanence téléphonique
• Rédaction de courriers