Secrétaire de Direction - Assistant Moyens Généraux H/F - Service Public

Vous assurez les fonctions d'assistant moyens généraux ainsi que des fonctions de secrétariat

En tant qu'assistant moyens généraux, le titulaire du poste :
- est l'interlocuteur des fournisseurs, gère les fournitures, mobiliers et matériels (devis, bons de commande, suivi des livraisons et travaux, gestion des stocks) ; porteur d'une carte d'achats
- gère le parc automobile (réservations, entretien, suivi)
- gère la flotte de téléphonie mobile (renouvellement des postes et abonnements)
- suit la maintenance des copieurs (toners, pannes)
- suit les abonnements presse et documentation
- est chargé de l'inventaire physique
- participe à l'organisation des différentes manifestations de l'ESPMER (envoi des invitations, réservation de salles, logistique, accueil des participants)
- est l'interlocuteur de l'équipe technique de l'Ecole nationale supérieure maritime (ENSM), avec laquelle les locaux sont partagés, pour le bon fonctionnement du service sur le site
- organise la journée de cohésion

Au titre de ses missions de secrétariat, le titulaire du poste :
- assure l'accueil physique et téléphonique, gère le courrier (enregistrement, diffusion, classement) et la boite électronique (BALU) de l'ESPMER
-apporte toute l'aide rédactionnelle et de mise en forme attendues par l'équipe de direction
- assure le secrétariat courant du service
- apporte, en tant que besoin, un appui à la communication de l'ESPMER

Compétences techniques :
- Posséder une bonne maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, calculateur, gestion des fichiers), Connaissance du métier « approvisionneur public »
- Connaître l'organisation et les enjeux des services des affaires maritimes en général et dans l'école, en particulier

Compétences transversales :
- Capacité à faire preuve de discrétion professionnelle et de respect des normes et règlement
- Polyvalence et capacité d'adaptation

Compétences relationnelles : Avoir le sens du contact et aptitude à communiquer avec des partenaires variés

Liaison hiérarchique :

Vous êtes placé sous l'autorité hiérarchique directe de l'adjoint au directeur.

Relations internes et externes :
- Partenaires interministériels ;
- Intervenants pédagogiques extérieurs ;
- Fournisseurs et prestataires divers ;
- Agents ENSM du site du Havre (moyens généraux, informatique notamment)

• Traitement de texte
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Création d'une base documentaire
• Gestion des stocks
• Traitement du courrier
• Capacité d’adaptation