Chef de Secteur Etat Civil et Démarches de Proximité Ecdp - le Havre H/F - Communes

MISSION
Placé sous l'autorité du Chef de Service, vous êtes garant de l'accueil du public pour toutes les prestations
dans le cadre du guichet unique de la Ville du Havre et de la Communauté urbaine.
Vous assurez le suivi de l'activité quotidienne du service afin de garantir la mise à disposition des ressources
nécessaires pour réaliser les prestations en guichet physique, téléphonique et web.
Selon le secteur que vous encadrez (secteur Accueil et accompagnement usager ou secteur Etat civil et
démarches de proximité), vous managez les encadrants intermédiaires au quotidien dans la fixation des
objectifs individuels et l'évolution des compétences professionnelles.
Vous secondez le Chef de service dans le management au quotidien.
Vous participez à l'élaboration stratégique, prospective et projet de la Direction modernisation relation
usager.
Vous êtes force de proposition dans l'amélioration continue de l'offre de service aux usagers du service.

ACTIVITES PRINCIPALES
Vous assurez le suivi de l'activité afin d'adapter les ressources aux besoins en étroite collaboration
avec le service Ressources et garantissez le niveau de qualité contractualisé avec les directions
métiers sur les prestations gérées par votre équipe
Vous êtes en lien avec les services experts sur le suivi des prestations réalisées
Vous coordonnez la démarche d'amélioration continue à l'échelle du service et participez au groupe
de travail à l'échelle du programme relation usager (RU)
Vous êtes le référent des planificateurs afin de garantir le service rendu
Vous élaborez les tableaux de bord d'activité afin de permettre les arbitrages nécessaires pour le
chef de service et le Directeur
Vous proposez des évolutions de vos pratiques et du service rendu (prospective)
Vous travaillez étroitement avec le Chef de service pour fixer les objectifs collectifs des encadrants
qui vous sont rattachés et agents
Vous fournissez les éléments nécessaires au Chef du service ressources pour garantir la réalisation
mensuelle du planning des équipes
Vous organisez en lien étroit avec les responsables de structures et les référents métiers du service
l'activité au quotidien
Vous assurez en collaboration avec le Chef de service, la mise en oeuvre opérationnelle de
nouveaux services dans le service
Vous garantissez la qualité du message à destination des usagers dans le périmètre du service

ACTIVITES ANNEXES
Vous assurez la communication au sein de votre équipe et des services experts en lien avec
l'évolution de la relation usagers (RU)
Vous pilotez des projets en lien avec le plan d'action de la Direction
Vous assurez une suppléance entre chefs de secteur en cas d'empêchement.

COMPETENCES REQUISES
Compétences techniques
* Maitrise de la conduite de projet
* Connaissance de la règlementation en vigueur (état civil et identité en particulier)
* Connaissance des politiques publiques liées à la RU
* Connaissance des collectivités territoriales et des procédures administratives
* Connaissance des outils informatiques et logiciels métiers de la RU
* Maitrise de la planification de l'activité et impact organisationnel
* Maitrise des outils de pilotage et de suivi
* Maitrise de la thématique ressources humaines (temps de travail, obligation des collectivités,
rémunération...)
* Qualités rédactionnelles
* Connaissance de l'ensemble des services de la collectivité
* Pilotage de projet
* Conduite de réunion

Compétences managériales :
* Encadrement et animation d'équipe
* Pilotage de projet
* Conduite du changement
* Conduite de réunion
* Management opérationnel

Compétences comportementales :
* Qualités relationnelles
* Autonomie
* Organisation et rigueur
* Force de proposition
* Capacité d'anticipation
* Capacité d'adaptation
* Disponibilité
* Pédagogie

LIEU, JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL
Hôtel de Ville et structures de proximité
36h05 hebdomadaire + 6 RTT (OAGT)

• Management opérationnel
• Sens du relationnel
• Amélioration continue
• Pédagogie
• Conduite de projet
• Autonomie
• Conduite du changement
• Conduite de réunion
• Force de proposition
• Management d'équipe
• Capacité d’adaptation