Assistant de Gestion H/F - NGE – Nouvelles Générations d’Entrepreneurs

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Rejoindre un Groupe en plein développement en France et à l'international (5 milliards d'euros de chiffre d'affaires).
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Dans le cadre du développement de nos activités, nous recherchons un(e) Assistant(e) de gestion / Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) H/F en CDI basé au Havre (76).

Rattaché(e) au Directeur de département / Responsable d'agence, et en lien fonctionnel avec la Direction Administrative et Financière régionale, vous êtes un véritable relais entre les équipes opérationnelles et les fonctions financières.

Au quotidien, vous travaillez notamment avec les Responsables d'affaires, Conducteurs de travaux, équipes opérationnelles, clients, fournisseurs et services comptables du siège.

Votre rôle : assurer le suivi administratif et financier des affaires, de l'enregistrement de la commande jusqu'à la facturation et au règlement client.

Gestion administrative des clients et des affaires

-Créer et mettre à jour les comptes clients dans l'outil de gestion ;
-Collecter et contrôler les informations administratives et de facturation ;
-Enregistrer les commandes clients et vérifier leur cohérence avec les devis et les affaires concernées ;
-Contrôler les références nécessaires à la facturation : commandes, marchés, affaires, chantiers ;
-Assurer le suivi des commandes complémentaires et des avenants ;
-Tenir à jour les dossiers administratifs des affaires et alerter les Responsables d'affaires en cas d'écart ou d'information manquante.

Facturation et suivi des règlements
-Préparer et émettre les factures clients : acomptes, situations de travaux, factures intermédiaires et soldes ;
-Vérifier la conformité des éléments de facturation avec les commandes ou -marchés ;
-Déposer les factures sur les plateformes de facturation électronique des clients et suivre leur traitement ;
-Identifier et traiter les rejets ou anomalies administratives ;
-Participer à l'atteinte des objectifs mensuels de facturation.

Suivi de la balance clients
-Suivre la balance âgée clients et identifier les factures arrivant à échéance ou présentant un retard de règlement ;
-Effectuer les relances clients par téléphone et par mail ;
Identifier les éventuels litiges bloquant les règlements et travailler avec les Responsables d'affaires à leur résolution ;
-Suivre les engagements de paiement ;
-Signaler les créances sensibles et participer aux points réguliers sur les encaissements.

Interface avec la comptabilité fournisseurs
La comptabilité fournisseurs étant centralisée au siège, vous n'assurez pas directement la comptabilisation des factures.
Vous intervenez toutefois en tant qu'interface entre les fournisseurs, les opérationnels et le service comptable afin de :
- Participer à la création administrative des fournisseurs ;
- Transmettre les informations nécessaires au traitement des factures ;
- Suivre les factures en attente de validation ;
-Rechercher les éléments manquants auprès des interlocuteurs concernés ;
-Résoudre les écarts entre commande, prestation réalisée et facturation.

Vous êtes issu(e) d'une formation Bac +2 à Bac +3 en gestion, comptabilité, administration ou gestion des entreprises, de type :

- BTS Gestion de la PME (GPME) ;
- BTS Comptabilité et Gestion (CG) ;
- BUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) ;
- Licence professionnelle en gestion, comptabilité ou finance ;
ou formation équivalente.

Vous disposez idéalement d'une première expérience réussie en assistanat de gestion, administration des ventes, facturation, comptabilité clients ou gestion administrative et financière.

Une expérience acquise dans le BTP, les travaux publics, l'énergie, les télécoms ou dans un environnement de gestion par affaires/chantiers constituera un véritable atout.

• Administration des ventes
• Comptabilisation des factures
• Facturation