Agent du Bureau des Études et de la Formation Bef Ensm le Havre H/F - Service Public

Le Bureau des Etudes et de la Formation (BEF) assume sous l'autorité de la Directrice de site adjointe la mise en oeuvre du programme pédagogique en formation initiale et continue. Il est chargé d'assurer le suivi administratif et pédagogique des élèves et des stagiaires. Il renseigne les candidats potentiels sur les études maritimes. Il fait appliquer le règlement intérieur et participe au maintien de la sécurité, de la discipline et de l'ordre public dans l'établissement. Pour la formation initiale, le service assure l'accueil des candidats et des élèves. Il établit tous les documents issus de l'inscription des élèves, organise les épreuves d'examens des élèves etc... Pour la formation continue, le service est l'interlocuteur privilégié des stagiaires pendant le déroulement de la formation. Il assure la délivrance des attestations de stage, instruit, et suit les dossiers de rémunérations professionnelles des élèves.Sous l'autorité de la responsable du BEF, l'agent assure la gestion administrative de la formation initiale et des formations continues qui se déroulent sur le site du Havre.
o Assure le suivi administratif :o Inscriptions, admissions des élèveso Assiduité: absences, retardso Périodes embarquées: conventions, contrôle du temps à bord, gestion des registres de formation à bord (RFB)o Elèves boursierso Stages certificatifs STCW: conditions de validationo Evaluations: paramétrage des carnets de notes· Assure son rôle d'interlocuteur privilégié auprès des élèves, traite les demandes de renseignements (boîte mail, appels téléphoniques, accueil)· Applique les procédures d'organisation des examens (synthèses, épreuves de rattrapage, contrôle continu, TOEIC) : édition des documents administratifs, préparation et disponibilité des salles, surveillance, saisie des résultats, édition de tableaux de notes ...· Apporte son concours en tant que de besoin à la responsable du BEF.· Participation à l'organisation des soutenances de rapport de stage et de mémoire de fin d'études· Veille, sous les autorités conjointes de la directrice de site adjointe et de la responsable du BEF, à la bonne application, au sein du BEF, des procédures du système qualité de l'ENSM

Ø Savoir Faire :· Instruire un dossier· Appliquer une procédure, un protocole· Communiquer avec aisance, bonne expression écrite et orale· Maîtriser la gestion de sallesØ Savoir Être :· Autonomie· Bonnes capacités d'adaptation· Sens de l'organisation, des priorités et du travail d'équipe· Réactivité, polyvalence· Disponibilité, écoute· Anticipation· Respect de la confidentialitéØ Connaissances :· Logiciels de bureautique· Aptitudes à l'utilisation des outils numériques et aux outils appliqués à la gestion de la scolarité· Maitriser l'offre de formation de l'établissementTitulaire d'un Bac +2 minimum, expérience dans le suivi administratif souhaité.

• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation