Agent du Bureau Etudes et Formations Ensm H/F - Ecole Nationale Superieure Maritime

Le Bureau des Etudes et de la Formation (BEF) assume sous l'autorité du directeur adjoint de site en charge de la pédagogie et de la recherche la mise en oeuvre du programme pédagogique en formation initiale et continue. Il est chargé d'assurer le suivi administratif et pédagogique des élèves et des stagiaires. Il fait appliquer le règlement intérieur et participe au maintien de la sécurité, de la discipline et de l'ordre public dans l'établissement.Pour la formation initiale, le service assure l'accueil des candidats et des élèves. Il établit tous les documents issus de l'inscription des élèves, organise les épreuves d'examens des élèves etc... Pour la formation continue, le service est l'interlocuteur privilégié des stagiaires pendant le déroulement de la formation. Il assure la délivrance des attestations de stage, instruit, et suit les dossiers de rémunérations professionnelles des élèves.Sous la responsabilité du responsable du BEF, l'agent(e) assure la gestion administrative de la formation initiale et des formations continues qui se déroulent sur le site du Havre.Missions :Assure le suivi administratif :o Inscriptions, admissions des élèveso Assiduité : absences, retardso Périodes embarquées : conventions, contrôle du temps à bord, gestion des registres deformation à bord (RFB)o Elèves boursierso Stages certificatifs STCW : conditions de validationo Evaluations : paramétrage des carnets de notes- Assure son rôle d'interlocuteur privilégié auprès des élèves, traite les demandes derenseignements (boîte mail, appels téléphoniques, accueil)- Applique les procédures d'organisation des examens (synthèses, épreuves de rattrapage,contrôle continu, TOEIC) : édition des documents administratifs, préparation et disponibilité dessalles, surveillance, saisie des résultats, édition de tableaux de notes ...- Apporte son concours en tant que de besoin à la responsable du BEF.- Participation à l'organisation des soutenances de rapport de stage et de mémoire de find'études- Veille, sous les autorités conjointes de la directrice de site adjointe et de la responsable du BEF,à la bonne application, au sein du BEF, des procédures du système qualité de l'ENSM Savoir Faire :- Instruire un dossier- Appliquer une procédure, un protocole- Communiquer avec aisance, bonne expression écrite et orale- Maîtriser la gestion de salles

Experience: 2 An(s)Compétences: Techniques de gestion administrative,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Maitriser l'offre de formation de l'établissement,maitrise des outils bureautiquesQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Enseignement supérieurListe des qualités professionnelles:Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Réactivité